おとなの勝手に綴る読書感想文

乱読家が読んだ本の感想を書いていくだけのブログ

ミスをする人としない人の違いはなんだ?

私の職場は各支店ごとに1か2名ずついる一般事務の女性社員5人が同じ仕事をしています。

その取りまとめの上司はいつも私の目の前に座っていて、全体のチェックと取りまとめをしています。

そのためミスをする人としない人が何が違うのかでよく悩みます。

 

ミスをする人は、私を含めて大抵毎日何かしらミスをします。

でも、その人が悪い訳でもなくて、大半の一般事務の人がミスをします。

 

反対にミスをしないのは、私の目の前にいる上司と私より半年早く入った一般事務の女性です。

2年目の社員や新卒からずっといる社員、中途採用派遣社員契約社員が数多くいる中、2人だけです。

 

2人の共通点は頼られることミスをしないことぐらいで、他に共通点が見当たりません。

ああ、確か同じドラマ(suits)というドラマが好きだったかと思います。

 

でもそれはミスをする他の社員にもファンがいます。

 

私で分析したところで、わからなかったので、学んでみました。

 


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今日からやれるミス対策

  1. メールに添付ファイルは先につける
  2. 受信トレイは5通まで、処理済ファイルを作る
  3. 仕事のチェックリストを作成
  4. 時間の見積もりを正確に
  5. 1日は予備日を設ける

 

他にも整理整頓術とかもあったのですが、私がすぐできそうなものは上記5点でした。

 

まず私の職場は基本的にフリーアドレスなので座席は毎日変わります。

荷物はカバンに入るだけ、書類もファイルに入るだけです。

必然的に荷物は限定されて、持ち歩くのは入館カードキーとその鍵に引っ掛けている3色ボールペン1本です。

他の文房具は共有の棚から毎回借りて返しています。

 

過分な書類もどんどんスキャンして処分していきます。

手持ちの書類は3ヶ月以内に発生した印鑑等がついてある代わりのきかなさそうな書類のみです。

 

私のミスを分析

  • え?それ、私がやるの?

→割とよくあります。言われたときに、何時までに誰さんですか?と確認するようにしたら減りそうです。

 

  • メールの見落とし

→頻繁なので、受信トレイ対策で行いたいと思います。

 

  • あー、それもやるんだったか…

→さっきまでやろうと思っていたのに、忘れてタイムオーバー。時間が足りなかったパターンと忘れて帰ってしまうパターンの2パターンあります。

 

  • やり忘れ

→やっている途中で別の案件、多いのが問い合わせ等の電話対応が入り、手をつけかけた状態で存在を忘れる。

 

  • 名前・住所のミス

→え、その謎の象形文字そう読むの?むしろなんで上司は読めるんだ…。

汚い字のお客さまからの注文書、それを誤字脱字なく読むって上司はサイボーグかなにかなんですかと何度か疑いました。

 

  • どうしてやっておいてということができないの?

→時間が無い。他の案件に妨害され続け、持ち越されること1ヶ月ならまだしも、半年のものもあります。

そんな風に言うなら、仕事を追加しないで!と悲鳴を上げるしかできません。残業してない人いるじゃない!私じゃなくてそっちに追加仕事して!

元の業務量が同じなので、同じ人に追加業務したら無理なんです…。たまたま目の前にいるだけで、ちょっとポンコツなんで許してくださいと思ってます。

※むしろポンコツだからミスをしないように近くに寄っていっているんです。

頼まれた仕事はずっとTODOリストにはいるんです、ええ、はい。

 

この状況ですが、ミスを減らさないことには業務が増えます。

 

ただでさえ残業するのに、ミスをした日なんて目も当てられません。

 

チェックリスト化したら、途中の案件も別の人に任せられるようになりますかね。

そうすれば、問い合わせでめんどくさいのを2つとってしまった時もそれがそのまま残業にならずに済みそうです。

 

自分を過信せずに頑張ります。

 

それではまたねーヾ(*´∀`*)ノ

 


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